MUSIKSCHUL-MANAGER

 

 

 

Übersicht der Funktionen

Teilnehmer/Schüler

·       Verwalten der Teilnehmer-Personalien – alle wichtigen Daten sind auf einer Bildschirmseite übersichtlich dargestellt

·       Familienverbund mit Übersicht am Bildschirm

·       Unterrichtsgebühren, Ab-/Zuschlag, Zusatzgebühren, Mietgebühren, einmalige Gebühren, Familien-, Mehrfächer- und sonstige Ermäßigungen

·       Verwalten und Verrechnung von Bildung und Teilhabe

·       Einmaliger Jahresbetrag (z.B. jährliche Verwaltungsgebühren)

·       Zahlungsmodus individuell für jeden Teilnehmer/Unterrichtsfach (monatlich, zweimonatlich, vierteljährlich, viermonatlich, halbjährlich, jährlich)

·       Abruf der Beträge je Fälligkeit

·       Verwaltung und Hinterlegung der Einwilligungen (DSGVO)

·       Eingabe und Verwalten des Stundenplans

·       Eingabe und Verwalten von Beurlaubung und Krankheiten

·      Verwaltung von Wettbewerben und Leistungsprüfungen incl. Zeugnisausdruck

 

Warteliste

·    Personalien für Vormerkung erfassen, berichtigen, löschen

·    Übernahme der Personalien von vorhandenen Teilnehmern

·    Übernahme in die Teilnehmer-Stammdaten mit automatischem Löschen aus der Warteliste

·    Drucken der Vormerkungen nach verschiedenen Auswahl- und Sortierkriterien

·    Markierungsfunktion zur Vorgruppierung der Interessenten

·    optional Online-Anmeldung mit automatischer Übernahme in die Warteliste

 

Lehrkräfte

·       Stammdaten der Lehrkräfte verwalten

·       Übersichten - einer Lehrkraft zugewiesenen Teilnehmern oder Wunschzuweisungen

·       Wochenstunden-Berechnung durch die Teilnehmer-Zuweisungen

·       Vorgabe der Beschäftigung incl. Sollstunden (Ferienüberhang)

·       optionale Vorgaben der unterrichteten Fächer mit Überprüfung bei der Stundenplan-Zuweisung

·       Zusatztätigen (z. B. zur Hinterlegung von Verwaltungstätigkeiten)

·       Eingabe von Ensembles

·       Vermerken von Krankheitstagen mit automatischer Berücksichtigung bei den Schülern

·       Abruf der geleisteten Stunden „tag-genau“

Leihinstrumente

·       Leihinstrumenten-Verwaltung incl. Leih- bzw. Mietverträge

·       auch geeignet für nichtausleihbare Instrumente und Inventar

·       Rechnung bzw. Bescheide getrennt oder zusammen mit Unterrichtsgebühren

·       Verzeichnisse der Ausleihungen erstellen

·       Verzeichnisse der Instrumente

 

Notenverwaltung

·       Notenverwaltung-Verwaltung incl. Ausleihe und Rückgabe

·       Verzeichnisse der Noten und Ausleihungen erstellen

 

Sonstige Adressen

·       Verwaltung beliebiger Adressen

·       Verwaltung von Kategorien

·       Erstellung von Listen

·       Erstellen von eMail und Sammel-eMails

 

Mitglieder

·       Verwalten von Mitgliedern (z.B: Förderverein)

·       Verwalten der Beiträge mit Zahlungsüberwachnung und SEPA

·       Erstellung von Listen

·       Erstellen von eMail und Sammel-eMails

 

Raumverwaltung

·       Verwaltung der Unterrichträume

·       Angabe von Unterrichtsorten und Unterrichtsstätten

·       Raumverfügungszeiten

·       Selbständige Verwaltung der Raumbelegungen durch die Raum-, Zeit- und Wochentag-Zuweisung bei den Schüler-Stammdaten (ohne Zeitraster!)

·       Übersicht der Belegungszeiten mit Anzahl der Schüler und Lehrkräfte

·       Übersicht der Schüler in den einzelnen Belegungszeiten

·       Verlegung kompletter Unterrichtseinheiten (Zeit, Raum, Lehrkraft, Wochentag, Unterrichtsfach und Unterrichtsort)

·       Einzelne Unterrichtseinheit mit Schüler drucken

·       Darstellung der Raumbelegung auch in grafischer Übersicht

Stundenpläne

·       Automatische Erstellung von Raumbelegungsplänen aufgrund der Zuweisungen bei den Teilnehmern (einzelne Wochentage oder für eine Woche)

·       Anwesenheitslisten in verschiedenen Formaten

·       Listen für Unterrichtsplanungen

·       Wiederanmeldungen (Vordrucke mit Personalien und Belegungsdaten)

·       Deputatslisten

·       Erstellung der Stundenpläne für die Lehrkraft

Berechnung

·       Kontoblatt mit Soll- und Istbuchungen

·       Gebührenbescheide/-rechnungen nach Auswahl- und Sortierkriterien

·       Gebühren-Soll-Listen für Abbucher, Selbstzahler oder für alle Teilnehmer jeweils getrennt nach verschiedenen Auswahl- und Sortierkriterien drucken

·       Belegloser Lastschrifteinzug (SEPA) bzw. SEPA-Gutschriften

·       Einnahme-Übersicht

·       Gebührenberechnung nach Monaten (auch ½-Monate) oder Unterrichtseinheiten

·       Automatische Berechnung für Ermäßigungen, Auswärtigen- oder Erwachsenenzuschlag, Ensembles, jährliche pauschale, An- bzw. Abmeldegebühren, etc.

·       Möglichkeit die automatische Berechnung manuell bei Ausnahmen zu verändern

·       Unterschiedliche Abrechnungszeiträume für verschiedene Fächer oder Teileinrichtungen

·       Erstellungen von Offenen-Posten-Listen

·       Integriertes 3-stufiges Mahnverfahren

·       Mandatsverwaltung

·       Funktion der Sammel-Rückerstattung (alle oder ein Teil der Schüler erhalten Rückerstattungen)

·       Es können pro Teileinrichtung eigene Gebührenkataloge hinterlegt werden (z.B. Katalog für Auswärtige, JEKI, etc.)

Kommunikation

·       Erstellung von Adressetiketten

·       Datenexport (Excel, CSV, etc.)

·       Erstellung von Einzelbriefen incl. Verwaltung von Briefvorlagen*

·       Erstellung von Serienbriefen incl. Serienbriefvorlagen*

·       SMS-Funktion optional

·       Einzelmail und Serienmail mit Bestätigung

·       Dokumentenverwaltung – die Dokumente SMS, Briefe, Mails. Etc. werden in der internen Dokumentenverwaltung gespeichert und sind jederzeit über die Person wieder abrufbar

* in Verbindung mit Microsoft Word bzw. Libre Office/Open Office

 

Druckausgaben und Dokumentenverwaltung

·       über 250 verschiedene Vordrucke bereits als Standardausdrucke hinterlegt

·       alle Ausdrucke können nach Auswahlkriterien wie Fächer, Lehrkräfte, angemeldete und abgemeldete oder alle Schüler, einer oder aller Teileinrichtungen untereinander kombinierbar, erstellt werden

·       Erstellen eigener Vordrucke in allen Bereichen (Schüler, Eltern, Zahlungspflichtiger etc.) durch den integrierten Formular-Designer.

·       Alle Ausdrucke können am Bildschirm angezeigt, ausgedruckt, als PDF gespeichert oder per Mail versendet werden. Verschiedene Ausdrucke, wie z.B. Anwesenheitsliste können dabei automatisch verschlüsselt und mit einem Passwort versehen werden

·       Die Korrespondenz (Rechnungen bzw. Bescheide, Bestätigungen, Mails, Briefe, etc.) zur jeweiligen Personen wird zu der Person gespeichert (Dokumentenverwaltung) und ist jederzeit wieder abrufbar

·       Ausdruck können dauerhaft auf bestimmte Drucker und Druckereinstellungen  konfiguriert werden

 

Statistiken

·       Verschiedene statistische Auswertungen und Grafiken auf Bildschirm und Drucker

·       Angaben für den VdM-Berichtsbogen werden aus den Stammdaten der Schüler und Lehrkräfte ermittelt und in Form des Original-Berichtsbogens angezeigt und abgabefertig gedruckt. Die Daten können online zum zuständigen Verband übertragen werden.

·       Lehrkräfte-Fortbildungen und Übernahme in den VdM-Berichtsbogen

·       Veranstaltungen der Schule und Übernahme in den VdM-Berichtsbogen

·       Wohnsitz-Auswertung nach Postleitzahlen sortiert mit oder ohne Schüler-Namen mit Zeitanteil je Gemeinde und Übernahme in den VdM-Berichtsbogen

·       Terminplaner für die Veranstaltungen der Schule

·       Auswertung nach Gebührensätzen, Ermäßigungen, Fachbelegungen

·       Auswertung der Einnahmen

·       Auswertungen der Schüler und Belegung über einen beliebigen Zeitraum

·       Auswertung der Bewegungen (z.B. welcher Schüler belegte ein Grundfach, danach ein Hauptfach)

·       weitere Statistiken

·       Gebührenkalkulation zur Berechnung der Einnahmen, z.B. bei einer Gebührenerhöhung

Grundeinstellungen

Allgemeines

·       Notizfunktion (beliebiger formatierter Text) steht überall zur Verfügung

·       Verwaltung von Wiedervorlagen incl. zuweisen zu Benutzern

·       Personen (Schüler, Warteliste, Lehrkräften) können Kategorien zugeordnet werden (Kategorien sind frei definierbar)

·       optional: HKR-Modul zur Anbindung an Ihr Finanzsystem (Lexware, Datev, OK.FIS, Infoma, etc.)

·       optional: Honorarmodul zur Berechnung der Honorare. Die Honorarsätze können sehr differenziert hinterlegt werden (incl. Fahrtkostenberechnung)

·       automatische Berechnung von Vorbereitungszeiten/Regiezeiten

·       Kostenstellenberechnung: Kostenstellen können sehr differenziert hinterlegt werden und werden dann automatisch verwaltet

·       Fernwartung im Rahmen des Software-Pflegevertrages

·       Protokollierung aller Vorgänge in einer „Log-Datei“

·       Die Lizenzierung erfolgt nach der maximalen Anzahl der gleichzeitigen Benutzer – Sie können den MM innerhalb des Netzwerkes auf beliebig vielen Arbeitsplätzen installieren, gleichzeitig können immer bis zu der Anzahl der lizenzierten Benutzer zugreifen

 

 

Alle Personendaten werden im Musikschul-Manager verschlüsselt abgespeichert. Damit ist es nahezu unmöglich, Daten ohne den Musikschul-Manager auszulesen (z.B. direkt vom Datenträger).

Auf Grund der neuen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), die ab 25. Mai 2018 verbindlich ist, muss im Musikschul-Manager beim Start eine Benutzeranmeldung durchgeführt werden. Somit wird der Zugriff auf die Personendaten nur noch über den Musikschul-Manager und mit gültiger Benutzer-Passwort-Kombination möglich sein.